TIETOSUOJASELOSTE

Amado musiikkikouluyhdistys ry:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste Espoon harrastuspolku -toimintaan.

EUROOPAN PARLAMENTIN ja NEUVOSTON ASETUS (EU) 2016/679, annettu 27.4.2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus).

Asetuksen mukainen tietosuojaseloste.

1. Rekisterin nimi

Amado musiikkikouluyhdistys ry:n oppilas- ja työntekijärekisteri.

2. Rekisterin ylläpitäjä ja rekisterin yhteyshenkilö

Amado musiikkikouluyhdistys ry. Y-1765052-8

Westendin puistotie 13 A

02160 Espoo

Yhteyshenkilö rehtori Riitta Jäppinen

puh. 040 740 2753 tai amadomusiikkikoulu(@)gmail.com

Käytössä on Opus-ohjelmalla luotu rekisteri.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietoja kerätään ja käsitellään Espoon kaupungin harrastuspolku-hankkeen toteuttamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

Tietoja käytetään oppilaiden opintojen ja opintosuoritusten kirjaamiseen.
Yhteystietoja (oppilaiden ja huoltajien postiosoitteet, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet) tarvitaan koulun tiedotteiden sekä opettajien yhteydenpitoa varten. Edellä kuvattu tehtävien hoito muodostaa oikeutetun edun.
Harrastusryhmien muodostaminen ja hallinnointi.
Toiminnan raportointi ja tilastointi Espoon kaupungille (tiedoista poistetaan tunnistetiedot raportoinnin yhteydessä, ellei toisin mainita).

Oikeusperuste: Sopimus (ilmoittautuminen harrastukseen) sekä lakisääteiset velvoitteet.

4.Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteri sisältää musiikkikoulun oppilaiden, alaikäisten oppilaiden vanhempien ja opettajien henkilötietoja. Henkilötiedot on kerätty Opus-tiedostoon. Rekisterissä käsitellään edellä määriteltyjen tarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja.
Tällaisia ovat henkilön etu- ja sukunimi, syntymäaika, kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja sukupuoli.
Tilastotietoja varten rekisteriin kerätään myös tieto henkilön monikielisyydestä ja päättötodistusta varten oppilaan yksilöimistä varten henkilötunnus. Alaikäisten oppilaiden huoltajien tiedot ovat etu- ja sukunimi, postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Opettajien tiedot ovat etu- ja sukunimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja henkilötunnus. Lisäksi rekisterissä on opintojen alkamis- ja päättymispäivämäärät, opintosuoritukset sekä valokuvien, videoiden ja tuotosten käyttölupa tai – kielto. Reskontran puolella on laskutus ja perintätiedot.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri perustuu Amado musiikkikouluyhdistys ry:n oppilaaksi ilmoittautuneiden antamiin tietoihin. Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai huoltajalta ilmoittautumisen yhteydessä joko sähköisellä lomakkeella tai sähköpostitse.

6.Säännönmukaiset tietojenluovutukset

Henkilökohtaisia tietoja ei luovuteta eteenpäin. Luovutamme Espoon kaupungille ainoastaan hankkeen seurantaa ja rahoitusta varten henkilömäärän. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Rekisteristä ei muodosteta pysyviä manuaalisia aineistoja. Mahdolliset tilapäiset ja työaikaiset listaukset hävitetään käytön jälkeen.

B. Automaattisesti käsiteltävät tiedot

Rekisterin tietoja säilytetään tietokantamuodossa suojatulla serverillä. Rekisteri tietoja on mahdollista käyttää ainoastaan käyttöliittymän avulla ja vain kirjautumalla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla tunnistettavana käyttäjänä. Käyttäjän ja järjestelmän välinen liikenne tapahtuu Ipsec-suojatussa sisäisessä verkossa.

Rekisterin käyttäjillä on vain heidän työtehtäviensä kannalta tarpeelliset oikeudet käsitellä tietoja. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämillä käyttöoikeuksilla. Tietoja käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

9. Tarkastus- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Tietojen tarkastus ja päivitys tapahtuu ottamalla yhteys musiikkikoulun toimistoon ja rekisterin ylläpitäjään.

10. Tietojen säilytys

Rekisterin henkilötietojen tarpeellisuus arvioidaan säännöllisesti, pääsääntöisesti vuosittain. Tiedot tuhotaan välittömästi, kun henkilön tiedot käyvät tarpeettomiksi rekisterin käyttötarkoituksen kannalta. Oppilas- ja opettajatiedoista säilytetään tarpeelliset tiedot tulevia todistustarpeita varten.